Jak integracja EZD PUW i systemu Ewidencja Majątku Mercomp skróciła czas przekazywania sprzętu IT w ministerstwie?

Jeszcze niedawno w jednym z ministerstw przekazywanie sprzętu wyglądało jak scenariusz z lat 90. „Macie chwilę? Muszę zebrać podpisy pod protokołem przekazania laptopa”. – To zdanie codziennie rozbrzmiewało w korytarzu jednego z ministerstw.

Dział IT przypominał bardziej biurokratyczne pogotowie niż nowoczesny zespół technologiczny. Każde przekazanie sprzętu zaczynało się od Worda i kończyło na wielokrotnym drukowaniu, skanowaniu i ręcznym wpinaniu dokumentów do EZD.

Gdy nadchodził czas inwentaryzacji, zaczynało się prawdziwe piekło – niespójne dane, brak potwierdzeń, ręczne poprawki. W praktyce oznaczało to chaos w dokumentacji, nadgodziny w dziale IT i ciągłe ryzyko błędów.

Wyzwanie: papierologia vs. tempo zmian

Ministerstwo korzystało wcześniej z lokalnych narzędzi, które wymagały ręcznego tworzenia protokołów, drukowania i skanowania dokumentów oraz osobistego przekazywania ich do EZD. Dokumenty miały niespójną formę, dane w ewidencji często były nieaktualne, brakowało potwierdzeń odbioru sprzętu. Inwentaryzacja była czasochłonna i obarczona błędami, co wiązało się z ryzykiem podczas audytów i kontroli. Co było w tym najgorsze? Ludzie nie mieli pewności, kto, kiedy i za co dokładnie odpowiada.

Rozwiązanie: nowy system, integracja z EZD PUW i automatyzacja

Ministerstwo zdecydowało się wdrożyć system Ewidencja Majątku Mercomp, który sprawdził się już w wielu instytucjach publicznych. Kluczowe było jednak nie samo wdrożenie, ale jego pełna integracja z systemem EZD PUW.

Nowy proces przekazywania sprzętu wygląda teraz tak:

• Operator, np. pracownik IT wybiera w systemie sprzęt i odbiorcę.
• Protokół tworzy się automatycznie – nie trzeba nic pisać ani kopiować.
• Dokument trafia bezpośrednio do EZD i automatycznie przekazywany jest do odbiorcy.
• Pracownik potwierdza odbiór online – bez drukowania.
• Informacja wraca do systemu Ewidencja Majątku Mercomp – ewidencja aktualizuje się sama.

„Wcześniej drukowaliśmy nawet po 40 stron dziennie, tylko po to, żeby zebrać podpisy. Teraz wszystko robi się samo. Przestaliśmy być kurierami dokumentów”. – mówi Administrator systemu IT

Co dokładnie wdrożono?

• Rejestr Protokołów – Pełna historia przekazań, zwrotów i powierzeń sprzętu z możliwością potwierdzania online.
• Integracja z EZD PUW (API) – Automatyczne tworzenie koszulek, przesyłanie dokumentów, śledzenie statusu.
• Szablony protokołów – Dynamiczne i personalizowane protokoły dopasowane do lokalizacji, sprzętu czy działu.
• Moduł raportów definiowanych – Możliwość generowania alternatywnych dokumentów według potrzeb organizacji.
• Stan posiadania pracownika – Szybki wgląd w przypisane składniki majątku i generowanie dokumentów zwrotu lub przekazania.

Rezultaty – codzienność po zmianie

• 80% szybsze procesy – protokoły nie zajmują dni, tylko minuty.
• Mniej błędów – brak ręcznego wpinania dokumentów to mniej stresu.
• Przejrzystość – wiadomo, kto, kiedy i jaki sprzęt odebrał.
• Wsparcie przy kontrolach – ewidencja na bieżąco odzwierciedla rejestrowane operacje.
• Bezpieczeństwo – operacje w systemie są logowane, co wspiera spełnianie wymogów formalnych.

„Wreszcie nie musimy biegać z dokumentami po całym ministerstwie. Wszystko dzieje się automatycznie – tak jak powinno być od dawna”. – mówi Administrator systemu IT

Nie tylko to jedno ministerstwo!

To wdrożenie to nie wyjątek. Z systemu Ewidencja Majątku Mercomp korzystają dziesiątki urzędów, instytutów i teatrów publicznych:

• Ministerstwo 2 – zautomatyzowane przekazywanie i zwroty sprzętu dzięki integracji z EZD.
• Instytut badawczy – autoinwentaryzacja przez samych pracowników,
• Urząd – obsługa zestawów sprzętu i rozliczeń wg źródeł finansowania.

Wdrożenie systemu Ewidencja Majątku Mercomp przynosi instytucjom publicznym szereg konkretnych korzyści. Przede wszystkim wspiera zgodność z obowiązującymi przepisami i ułatwia przygotowanie do kontroli, w tym ze strony NIK. Dzięki centralnej, na bieżąco aktualizowanej ewidencji, instytucje zyskują pełną przejrzystość danych majątkowych. System współpracuje z EZD PUW, Active Directory czy rozwiązaniami RFID, a integracje z systemami ERP przygotowujemy w ramach wdrożenia – co dodatkowo usprawnia zarządzanie sprzętem. Całość przekłada się na znaczną oszczędność czasu, ograniczenie papierowej dokumentacji i realne odciążenie administracji.

Podsumowanie

To nie jest kolejne wdrożenie systemu, ale odczuwalna ulga dla całej administracji – i dowód, że automatyzacja w sektorze publicznym może działać sprawnie, szybko i zgodnie z wymaganiami prawa.

Zainspirowało Cię to wdrożenie?

Nie trać czasu na ręczne protokoły i powielanie dokumentów! Zgłoś się na bezpłatną konsultację – pokażemy Ci, jak może wyglądać taki proces w Twojej instytucji, albo od razu przetestuj system Ewidencja Majątku Mercomp za darmo przez 30 dni!